採用通知メールで内定辞退を防ぐためのポイント【テンプレート文あり】

「とっても良い人だったのに内定を辞退されてしまった・・」
「内定辞退率が高すぎる!どうにかしたい!!」

内定辞退に悩んでいる人事の方、実は多いのではないでしょうか。採用通知メールの内容は、内定承諾率に大きなインパクトを与えます。

「採用通知メールで内定辞退を防げるのかどうかが知りたい!ついでに例文も見たい!」

そんな採用担当者のために、今回は内定者の心を掴むような採用通知メールのポイントを解説します。

この記事はこんな人にオススメです!
・採用通知メールって何を送ればいいかわからない
・メールの作成ポイントが知りたい
・候補者がもらって嬉しい採用決定メールを作りたい

採用通知メールは内定者フォローの最初のステップ

複数の選考ステップを踏んで、やっと採用が決定!一区切りついて企業側も内定者側もほっと一息つくところ。しかし、同時に不安も現れます。

▼企業側が抱える不安

「内定承諾してくれるかな」「内定辞退されたらどうしよう…」

▼内定者側が抱える不安

「本当にこの会社に自分は合っているのかな」「この会社に馴染めるのかな」

内定承諾率をあげるには、内定者の不安を解消し自社への志望度を高めるための内定者フォローを行わなければなりません。

その内定者フォローの最初のステップが、採用通知メールです。

内定者へ採用通知メールを送ったのちに、「内定者フォローを始めなければ」と考える人事の方が多いですが、それは間違いです。採用通知メールを送ったのちに内定者フォローが始まるのではなく、採用通知メールを送る時点で、内定者フォローは始まっています。

採用通知メールは、内定者フォローの中の重要な最初のステップだと認識しましょう。

採用通知メールのテンプレート

まずはいくつかのパターンでテンプレート文をご用意しました。一読していただき、「使えそうだ!」と思えるものがあればご活用ください。

ただ、テンプレート文をそのまま使うのではなく、多少アレンジをして今回の内定者のためにオンリーワンの採用通知メールを作ることを推奨します。後ほど内定辞退を防ぐための採用通知メール文のポイントを解説しますので、テンプレート文のアレンジにお役立てください。

1.スタンダードな採用通知メール【その1】

もっともシンプルかつライトなテンプレ-トです。シンプルなので必要な要素をつけ足しやすい形になっています。

△△様
人事の○○(担当者の名前)です。先日は弊社の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、△△様にはぜひ弊社にお力添えいただきたく【採用】が決定したことをお伝えいたします。
つきましては、△△様に承諾いただきましたら入社手続きを進めてまいります。△△様のご意志を教えていただけると幸いです。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎご連絡申し上げます。どうぞ、よろしくお願いいたします。
================================署名================================

2.スタンダードな採用通知メール【その2】

もう少し人間味のあるメールを送りたい!という方にはこちらのテンプレートをどうぞ!

○○様
お世話になります。株式会社▲▲、採用担当の●●です。先日はお忙しい中、 弊社の最終面接へお越しいただき誠にありがとうございました。
選考結果についてですが、ぜひとも○○様にご入社いただきたく存じます。この度は本当に内定おめでとうございます!ぜひ、これまで培われてきたスキルを当社の◎◎事業部の業務に活かしていただきたいと存じます。
内定を承諾される際はお手数をおかけしますが別途Zoom面談にて労働条件通知書や雇用契約書、入社予定日などを一緒にご確認させていただければと存じます。また、希望者には入社前に現場メンバーとの面談やランチ会も実施しておりますので、ご希望される際はその旨をお申し付けください。
そのほか、ご不明な点などございましたら ▲▲課の●●までお気軽にお問い合わせください。 
○○様を弊社の一員として迎えられることを社員一同大変嬉しく思っております。 今後とも何卒よろしくお願いいたします。 
================================署名================================

3.インビション式 こだわりの採用通知メール

以下は、実際に私たちインビジョン株式会社が送っているメール文章の一例です。アレンジの参考にするも良し、ベースにしてアレンジするも良し。ご自由にお使いください!

○○様
今回は、数ある企業の中から弊社の選考を受けていただき、本当にありがとうございました!社内でたくさん話し合った結果、◯◯様とぜひ一緒に働きたい!という結論に至りました。本当に私たちとマッチするのか?といった不安もあると思うので、一緒に働きたいと思った理由と、勝手ながら私たちと合うなぁと思ったポイント添えさせてください。
◼︎一緒に働きたいと思った理由・「空気は読まない、ぶち壊す。」自分だけの道を切り開く強さ・居酒屋で気付いたら知らない人と仲良くなれるコミュ力・昨日の自分より今日の自分。日々アップデートする成長意欲
◼︎マッチしていると思ったところ・何よりも人ファーストなところ・世に出ていない子供達に仕事の価値を提供してあげたいという想い・圧倒的に「チームで何かを成し遂げたい!」という想いを持っているところ
まだまだありますが、いくつかピックアップしました。
今後の流れとしましては、◯◯様に内定をご承諾していただけましたら、入社手続きを進めてまいります。◯◯様のご意志を教えていただけると幸いです。何かご不明な点や不安なところがあれば、気軽に聞いてくださいね。
◯◯様と一緒に働けることを楽しみにしています!今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーインビジョン株式会社人事部xxxxxxx(名前)〒xxx-xxxx (住所)TEL :xxx-xx-xxxxFAX :xx-xxxx-xxxxMAIL:xxxx@xxxxーーーーーーーーーーーー

内定者の心をつかむ採用通知メール4つのポイント

採用通知メールの基本構成は以下の通りです。

  • 名前
  • 選考を受けてくれたことのお礼
  • 選考結果
  • 採用したい理由
  • キャリアイメージ
  • 内定承諾後の流れ(手順や必要な書類)
  • 最後の挨拶
  • 署名

余力があれば、その内定者に刺さりそうな自社の魅力部分をピックアップして伝えてあげるとなお良いでしょう。

では、採用通知メールで求職者の心を掴んで内定承諾率をあげるには、どんなポイントを意識すれば良いのでしょうか。4つのポイントを紹介します。

  1. オンリーワンのメールを作成する
  2. 本人の魅力を伝える
  3. 自社とマッチしている部分を伝える
  4. できるだけ早く送信する

これらのポイントを、採用通知メール作成の参考にお役立てください。

1、オンリーワンのメールを作成する

これは採用通知メールを作成する際の心構えです。誰にでも汎用できるテンプレのような内容だと、相手の心に響きません。

その相手だけに対するオンリーワンのメールを作成する気概で臨みましょう。「採用通知メール一通一通書いてられないよ」と思うかもしれませんが、この一手間が採用の成果に絶対に直結します。

2、本人の魅力を伝える

採用するに至った内定者本人の魅力をしっかり言葉で伝えましょう。嬉しいのはもちろんのこと、「こんなに自分のことをみてくれているんだな、一人一人にちゃんと向き合ってくれる会社なんだな」と会社に対してポジティブなイメージを持ってくれます。

選考途中で聞いてきたエピソードや、実際の本人の発言を用いるとより相手の心に響きます。
例えば、「行動力があると感じました」といった誰にでも汎用できるような文章ではなく、「一念発起で休学し、アジア周遊を実際にやってのけた行動力」といった具合に、その人にしかない要素を盛り込んで伝えてみましょう。

また同時に、一緒に働きたい!という素直な気持ちを前面に出すことも重要です。

3、自社とマッチしている部分を伝える

就職活動とは、新しい環境に飛び込むという大きな人生の分岐点です。

内定者は「本当に自分はこの会社に合うのかな」という大きな不安を感じています。この不安を解消するために、内定者と自社のマッチしている部分を伝えましょう。本当にマッチしているのだと確信が持てるので、入社の意思を固めることができます。

4、できるだけ早く送信する

今は売り手市場ですので、内定者が複数の会社を選ぶ立場であることが多いです。採用を通知する前に、内定者が別の就職先を決定してしまう可能性も十分あります。

また、接触後あまりにも時間がたってしまうと、志望度が下がってしまう恐れがあります。そうなる前に、できるだけ早く採用通知メールを送信しましょう。

採用通知メールは内定承諾率に直結するからこそ丁寧に書こう!

いかがだったでしょうか。採用通知メールを工夫するという一手間で、「一緒に働きたい」という温度感が伝わり、より良い採用ができます。

それに、一人一人にメッセージを送る人事ってなんだかかっこいいですよね。内定辞退を防ぐためにも、人と向き合うかっこいい人事になるためにも、ぜひ採用通知メールの内容を工夫してみてください。

もし「一緒に内定辞退を防ぐメール文を考えてもらうだけでなく、採用活動全体を見直したい!」という方はぜひインビジョンにお問い合わせください!

一緒に採用を成功させましょう!

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