「最近社員数も増えてきて、チーム間の連携が課題になってきた…」
「採用するにしても人事や経営者だけの仕事じゃないし、みんなで協力し合いたい」
「っていうかチームの結束力、団結力ってこんなはずじゃなかったのに…」
そんな課題感を抱えている人事や経営者の方は多いのではないでしょうか。
他部署との連携は、組織全体の生産性を上げるためにも重要な要素です。今回は他部署との連携を強化するための人事施策を紹介します。
この記事はこんな人にオススメです！
・現場も巻き込んで採用活動するためのヒントが欲しい
・チームで採用活動するためのポイントが知りたい
・他部署と連携するための具体策が知りたい
目次
なぜ他部署連携が必要か？
そもそも、なぜ他部署との連携が必要なのか。
これからの時代、オンライン上の連携が増える
まず一つ目は、時代の変化が背景にあります。コロナ流行の事情もありますが、時代の変化に伴い、リモートでの働き方が増え、オンラインでのコミュニケーションが増えました。在宅ワーク、WEB面談は特に人気ですよね！
同じオフィスで働いていた時は、好きな時に話しかけてコミュニケーションが取れたため、連携の仕組みがなくても業務に支障はなかったかもしれません。しかし、今後は意識しないとコミュニケーションや連携が取れない時代になります。今後の働き方に適応するためにも、他部署間の連携を強化する仕組みが必要です。
※中にはオフィス通勤していて、目の前に当人がいるのにチャットで話してばかりのコミュニケーションが横行している企業様もいらっしゃいます…対面でのコミュニケーションも大事です。油断せずに、対面＆コミュニケーションツールでの対話のバランスも改善していきましょう。
組織全体の生産性向上
二つ目は、組織全体の生産性です。
他部署間の連携がとれていれば、業務分担がスムーズになり業務効率が上がります。
- 営業とカスタマーサクセス（CS、制作）がタッグで商談し、受注率を上げていく
- コンサルティング営業からマーケティング、CSにもフィードバックしていく
- 求人票をうまく書けない人事の代わりにCSのライターが求人を代行する
- 営業やクライアントサポートチームで使っているシステムを改良するためにエンジニアの人とMTGを行う
など、多数連携を取っておくと組織の自走力や協調性、チームワークの度合いも良くなっていきます！また、得意な分野は得意な人がやった方がクオリティが高いのと一緒で、業務効率と同時に、質も上げることができます。結果、会社全体の生産性のボトムアップにつながるのです。
採用精度アップ
三つ目は、採用精度アップです。俗にいう、スクラム採用のことです！
いろんな部署のことを理解し、業務も知っていれば採用したい人物像も採用しなければならない時期も阿吽の呼吸で共有し合ったうえで採用活動ができます。採用をやっている場合は社内コミュニケーションが活発になる良い機会ですので、ぜひ部署間を超えて採用活動をやってみましょう！
人手不足になる前にやるべきことだから
もし万が一採用ができず、人手不足になった場合、社内で兼任するメンバーを用意しないといけない可能性があります。その際、他部署と全く連携が取れていない文化だった場合、兼任する部署を理解するところからスタートします。かなり教育コストや時間がかかる可能性があるので早めに手を打ちましょう！
他部署間連携のために必要な3つのステップ
では、他部署との連携を高めるために必要なステップを紹介します。
(1)他チームのことを知る
まずは、他チームのことを知らなければ何も始まりません。
どんなチームがあり、チームミッションは何で、どんな業務内容を、どんなメンバーが行っているのか。
また、これら基礎的情報と同時に、今そのチームが何を目指してどんな動きをしているのか、今後どう動こうとしているのかというリアルタイムな動きを知るのも必要です。
(2)信頼関係を築く
次に、他のチームメンバーと信頼関係を築く必要があります。
信頼関係がないと、不必要な遠慮や連携時にうまく連携できないなどという支障が起きてしまいます。信頼関係を築くために、コミュニケーションの場を増やすことも重要です。
コミュニケーション不調和を解決したい方はこちらの記事もご覧ください！
(3)相談する
当たり前とも言えますが、最後のステップは相談（コミュニケーションの量）です。
連携しなければいけない部分、連携した方がより良くなる部分を見極め、相談を投げかけます。
「ここは連携が必要だ」というアンテナを立てるのは、意外と簡単ではありません。アンテナを立て実際に行動にうつすためにも、他チームの理解が重要と言えます。
他部署との連携を強化する人事施策とは
では、実際に他部署との連携を強化するために、どんな人事施策を打てばいいのでしょうか。
もちろん研修を行うというのも施策の一つではありますが、この記事では、日常的に導入できるような施策例を紹介します。
チームミッションを見える化する
これは、他チーム理解を深めるのが目的です。
実際の施策としては、組織図の作成と公開、チーム目標のオープン化、ジョブディスクリプション（職務記述書）の共有シートの作成がオススメです。目標管理制度を導入している会社であれば、目標期間に合わせて定例でチームミッションを共有する場を作るといいでしょう。
とはいえ「チームミッションなんて、あるようでないですよ」という悲しい組織もあり得ます（苦笑）そういった方はぜひOKRについて真面目に考えて出直しましょう！！(笑)
議事録を共有する
これは、他チームのリアルタイムの動きを知るのが目的です。「この会議の内容だなんて知られたくない！！」と隠したがる企業ほど、コミュニケーションが少ないので非常に危険ですね～。
各チームのMTG議事録をチャット等で共有し、各チームのリアルタイムの動きを共有しましょう。ただ、議事録をそのまま共有しても実際には見られない可能性が高いので、見る側が見たくなるような工夫をする必要があります。クスッと笑えるコーナーを作ったり、動画にするのもいいでしょう。
多少リソースがかかりますが、各チームの動きを定期的に社内報として発信するのもオススメです。リアルタイムの動きを知ると、「あのチーム今こういう動きしてるから、今動こうとしてるこれと連携できるな」などと判断しやすくなります。
リーダー合宿やイベント
これは、信頼関係を築くための施策です。他部署間連携のためには、まずはマネージャーやリーダー陣の信頼関係構築が重要です。
ある物事に向き合いながら生活を共にするリーダー合宿や、スポーツや遊びを含んだイベントを通して信頼関係を築くのも良いでしょう。腹を割った関係になるために、自己開示する時間や他者理解のワークを導入するとさらに信頼関係を築けます。
※コロナの感染状況もあり、GoToできない場合もあると存じます。合宿を開催する際は感染防止対策を徹底しましょう！
共有＆相談の場を作る
そのために、各チーム合同MTGの実施や、グーグルフォームの活用がオススメです。
元々MTGを行っている会社は多いと思いますが、MTGのアジェンダに「連携したいこと」を追加し、相談する場を強制的に作り、連携を考えるクセづけをするといいでしょう。
また、業務の依頼など良く行われる連携がすでにある場合は、グーグルフォームを活用しましょう。業務を依頼する時に必ず明文化して欲しい内容を事前にアンケート形式にして仕組み化すると、漏れなくダブりなく、情報を共有し、スムーズに連携できます。
人事施策で他部署との連携を強化して、組織を活性化させよう！
いかがだったでしょうか。
他部署との連携は、組織全体のボトムアップに大きな影響を及ぼします。
今回の内容を参考にして、ぜひ他部署間の連携強化に取り組んでみてください！
まず、自社の今の組織を組織図にするとどうなるかをやってみましょう！
たとえばですが囲碁や将棋、戦争で勝つためには布陣を作らないといけません。会社も同じで、仕事できて団結力も強い組織を作る必要があります。ゲームでも強いキャラを集めてチーム編成をするのと同じように、まずは自社の組織図を作り上げてみてください！
その後、兼任できそうな人に目星をつけたり、人が減るとマズい部署を見つけたりと、気づくことをたくさんまとめてください。
それが貴社の「本当にあってほしくない怖い組織課題」です！！早速改善に取り組んでみましょう。
ダシトレでは無料の組織診断をご提供していますので、ご興味があればお問合せください。
