【採用初心者必見】採用業務の全体像と人事が意識すべき7つの力とは?

人事、採用業務の初心者さん必見!

市場価値の高い人事になるためには、まず採用業務の全体像をつかむことが重要です。 今回は意識すべき7つの力とともに、採用業務の全体像を解説します!

この記事はこんな人にオススメです!
・初めて採用業務を担当することになった
・もっと人事として成長したい
・求職者の行動パターンを知りたい
・自分の力で自社の採用を成功させたい

【採用業務の心得】求職者の行動フローとは

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採用業務の全体像を紹介する前に、まずは求職者の行動フローを抑えましょう。 採用業務は求職者の行動フローにダイレクトにひも付くため、ここの理解を深めておくことが非常に大切だからです。

行動フローは大きく分けると以下の5段階です。

  1. 認知(会社のことを知る)
  2. 興味検討(会社のことを調べ自分にマッチするか検討する)
  3. エントリー・選考(検討した結果、良さそうだと思ったらエントリーして選考を受ける)
  4. 検討(選考を受けながら本当に自分がマッチしているのか他社と比較しながら検討する)
  5. 入社(採用が決まり入社を決意する)

これらは新卒・中途問わず共通する行動フローのため、覚えておいて損はありません。では、次はこの流れに沿って採用業務の全体像を説明します。

初心者が意識したい採用業務の全体フローと内容

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組織開発や育成、労務など人事の仕事はたくさんありますが、その中でも採用業務は大きな比重を占めており大きくわけて7つの業務があります。 ここで紹介する業務フローと先述した求職者の行動フローを意識しながら読んでみてください。

採用計画

まず採用は計画することから始まります。 どの部署で、いつまでに何人採用するのかという採用目標を設定し、どんな人を採用したいのかターゲットを定めます。 そのターゲットに自社を好きになってもらうために、どんな魅力を伝えれば良いのか?という採用コンセプトを設計するのも採用計画の中の大事な業務の一つです。

認知させる

どんな採用手法を使い、求職者に認知させるか決め、実際に発信していく業務です。
採用手法だけでも、

  • 求職者に直接企業がアプローチするダイレクトリクルーティング
  • 自社が運営するメディアを軸に採用力を高めるオウンドメディアリクルーティング
  • 求人検索エンジン(Indeedや求人ボックス、スタンバイなど)
  • 求人メディア(タウンワークやバイトルなど)
  • リファラル採用
  • 人材紹介
  • イベント

など様々なものがあります。TwitterなどのSNSや広告、Youtubeなどの動画やnoteでのコラムなど認知を広めるサービスも多くあるため、自社の採用予算や計画と相談しながら決めて発信していきましょう。

興味形成

会社を認知してもらった後に、求職者の志望度を上げるための業務です。 ミートアップや職場見学などの本選考前のソフトなアプローチを行ったり、個別に定期的にメッセージを送ったり自社イベントに呼んだりなど、フォローアップを行います。

選考

自社とマッチする人材を見極めるための選考フローを策定、実施します。 採用業務といえば、この部分を想像する人が一番多いのではないでしょうか。 どんな選考フローにするか、誰を巻き込むかを決め、説明会や書類選考、面接などを行います。 効率的に選考を行うため、応募者管理について考えることも必要です。

内定者フォロー

内定してから入社まで内定者をフォローします。 売り手市場のこの時代。選考が終了し内定が決まった後も、その人が本当に入社してくれるという保証はありません。内定はゴールではなく、内定者が入社するまできちんとフォローを行いましょう。 具体的な方法としては、コンテンツ発信、定期的にメッセージ、ランチ、自社イベントやインターンなどがあります。

採用・定着

晴れて入社が決まった後、採用した人材が定着してくれるようオンボーディングを行います。 オンボーディングとは、端的に説明すると新メンバーがいち早く活躍するための施策です。

現在入社3年目までの離職率は30%を超えているという現状があります。優秀な人材を採用する難易度が高まっている中、採用した人材を定着・活躍させることは重要なテーマです。 内定通知や内定式、入社手続きや入社式、懇親会や上司との面談、研修、キャリアアップ相談などがここでの具体的な業務となります。

分析・改善

一連の採用業務を振り返り、分析・改善を行います。 採用計画において、

  • 人数計画は適正だったか?
  • コストはいくらかかったか?
  • 求職者の興味関心を深め、応募率を高めることができたか?
  • 欲しい人材を見極めることができたか?
  • 内定承諾率はどれくらいか?
  • どんな人材が活躍できているか?
  • 選考基準は確かだったか?
  • ターゲットに対する認知ができていたか?

このように、入社後の活躍度合いや実際の数字データに基づき分析します。

初心者が採用業務を行うときに意識すべき7つの力

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これまで採用業務の全体像について説明しました。 では、その業務を遂行する上でどんな力が必要なのでしょうか。採用業務ごとに、初心者の人事が意識するべき7つの力を紹介します。

計画する力

人事に必要な力の1つ目は計画する力です。採用目標値の設定から採用ターゲットの言語化、採用コンセプト設計をもれなく計画しなければなりません。物事のゴールを決め、プロセスを分解し、それをいつまでに誰が取り組むのか決める計画力はもちろんですが、それに加えて会社の採用予算や会社として今後どの事業やチームを伸ばしていくかという方向性、何が課題なのかという全体の課題把握など、高い視座が必要です。

広める力

人事に必要な力2つ目は、自社の魅力を広める力です。 採用の全ては、まず存在を知ってもらうことから始まります。 数ある手法の中で、時代の流れや自社のカラーを意識して、どの手法が最適かを吟味し、実際に広める力が必要です。アウトプットするコンテンツは、当たり障りのないものではなく、自社らしさを意識しましょう。もし「自社らしさ」を一言で表現できないようであれば会社の代表との意思疎通を図りましょう。

つかむ力

3つ目は自社らしいコンテンツを企画し、求職者の心を掴む力です。 先ほど求職者の志望度を上げるために、ミートアップなどソフトなアプローチと定期的なフォローが大事だと述べました。しかし、ただやるだけでは特別な印象は残せません。 例えばミートアップではお菓子を交えながら話したり、動画の発信、社内の日常を漫画で発信するなど様々な工夫が必要です。

決める力

4つ目は自社にマッチした人材なのか見極めて決定する力です。 ミスマッチ人材を採用したり、本当はマッチしている人材を不採用にしてしまったり、面接官によって評価に差が出てしまわないよう、明確なターゲットと選考基準、選考フローの策定が必須です。 また、ただ選考をするだけでなく、ここでも自社の魅力が伝わるよう工夫してみましょう。

口説く力

5つ目は内定者に「入社する」という意思決定をさせるための口説く力です。 「会社のことが実はよくわからない」「自分はこの会社にふさわしいのかな?」「本当に仲間になれるのだろうか?」求職者はこのような不安を抱えています。そしてその不安が内定辞退という結果を生んでしまいます。 このような不安を拭うためにも、定期的にメッセージを送ったり会ったりして会社の情報を共有し、採用したい理由や期待を伝え内定者のフォローをしながら最終決定の背中を押しましょう。

定着させる力

6つ目は採用後、入社し定着させる力です。 せっかく人的・金銭的リソースをかけて採用した人材がすぐやめてしまっては元も子もありません。 入社前・入社初日・入社後初期・入社後後期に分けて、時期ごとにどんな施策が必要か考えてみましょう。

例えば弊社だと、入社時に新入社員の好きポイントをふんだんに入れ込んだ手紙を渡したり、入社初日にケーキでお祝いしたり、3ヶ月に一回イベントを開催して懇親会や表彰を行っています。

分析する力

最後は分析する力です。 この分析をせずに、なんとなくやり方を変えても採用の質は上がりません。 応募数や採用率、採用単価、入社後の評価点など具体的な数字を拾いながら、採用計画〜採用・定着の6つの業務ごとに切り分けて分析してみましょう。求職者に対して「何のコンテンツをみたか?」「どこに魅力を感じたか?」等アンケートをとってデータを蓄積しておくと、分析がしやすくなります。

初心者でも焦らないで!人事の採用業務は、幅広いけどすべてが肝!

いかがでしたでしょうか。 採用業務は採用計画〜分析と幅広く、またどこまでも工夫ができるため、とてもやりがいがある業務だといえます。採用は求職者とダイレクトに関わる業務だからこそ、人事の実力が本当に大事です。 ダシトレブログでは今回紹介した7つの力の話はもちろん、採用成功へのノウハウを紹介した記事をたくさん更新しているので、ぜひ読んでみてくださいね。

皆様の採用がうまくいきますように。

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